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マイナンバー制度(社会保障・税番号制度)における民間事業者の対応

更新日:2015年11月5日

民間事業者のみなさまも、マイナンバーを取り扱います。

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平成27年10月から国民の一人ひとりにマイナンバー(12桁の個人番号)が割り当てられ、平成28年1月から、社会保障・税・災害対策の行政手続でマイナンバーの利用が順次始まりました。

従業員を雇用している民間事業者のみなさまも税や社会保障の手続などで対応が必要になります。

手続としては、従業員やその家族のマイナンバーの取得と各書類へのマイナンバーの記載、関係機関への提出が必要です。
個人事業主であっても、パート・アルバイトを含め、従業員を雇用していればマイナンバーを取り扱います。
税の手続では謝金の源泉徴収票などの調書の提出のため、従業員以外の外部の方のマイナンバーも取り扱う場合があります。

民間事業者における対応の詳細については次の資料等をご覧ください。  

広報物のご紹介(内閣府ホームページ)(外部リンク)

事業者が注意すべき4つのポイント

1.マイナンバーの取得

マイナンバーを従業員などから取得するときは、利用目的の明示と厳格な本人確認が必要です。

  • マイナンバーの取得に当たって、利用目的をきちんと明示してください。
    マイナンバーは、法律で限定的に明記された場合以外で、提供を求めたり、利用したりすることは禁止されています。
    本人の同意があったとしても、法律で認められる場合以外でマイナンバーの提供や利用はできません。
    マイナンバーを従業員から取得する際、法律で認められた利用目的を特定し、明示することが必要です。
  • なりすまし防止のため、本人確認は厳格に行ってください。
    番号のみでの本人確認では、なりすましのおそれもあることから、必ず、番号が正しいことの確認に加え、番号の正しい持ち主であることを確認する身元確認が必要です。
    また、代理人による手続の場合、法定代理人の場合は戸籍謄本など、任意代理人の場合は委任状による「代理権の確認」、「代理人の身元確認」、「本人の番号確認」を行う必要があります。

本人確認については、次の国税庁のマイナンバー特設ホームページで詳細資料を掲載していますので、参考にしてください。

国税庁マイナンバー特設ホームページ 「国税関係手続における本人確認方法について」(外部リンク)

2.マイナンバーの利用・提供

マイナンバーには利用、提供、収集に関する制限があります。

  • マイナンバーの利用範囲は、現在の法律では、社会保障、税、災害対策に限定されています。
    社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、本人などにマイナンバーの提供を求めることが可能です。
    マイナンバーを社員番号や顧客管理番号として使用することはできません。
  • 法律で限定的に認められた場合を除き、マイナンバーの提供を求めることはできません。
    例えば給与の源泉徴収事務の場合、従業員は扶養控除等申告書に扶養親族のマイナンバー、自分のマイナンバーを記載して、事業者に提出します。
  • 法律で限定的に認められた場合を除き、特定個人情報を収集できません。
    他人のマイナンバーをメモすること、プリントアウトすること、コピーを取ることは「収集」に当たります。
税関係 給与支払報告書、支払調書など
雇用保険関係 雇用保険被保険者資格取得(喪失)届など
健康保険・厚生年金関係 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得(喪失)届など

マイナンバーを記載する様式については次の各機関のホームページよりご確認ください。

3.マイナンバーの保管・廃棄

マイナンバーの保管(廃棄)にも制限があります。

  • マイナンバーを含む個人情報は必要がある場合だけ保管が認められます。
    マイナンバーをその内容に含む特定個人情報は、法律で限定的に明記された場合を除き保管することはできません。
    給与の源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務等のために翌年度以降も継続的に利用する場合などに、特定個人情報を保管できます。
  • 必要がなくなったらマイナンバーを廃棄又は削除する必要があります。
    所管法令で定められた保存期間を経過した場合、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

4.マイナンバーの安全管理措置

マイナンバーの適切な安全管理措置に組織としての対応が必要です。

  • 組織的・人的安全管理措置
    担当者以外がマイナンバーを取扱うことがないように、取扱責任者や事務取扱担当者など担当者を明確にする必要があります。
    また、従業員に対するマイナンバー制度概要の周知なども必要となります。
  • 物理的・技術的安全管理措置
    カギ付きの棚やシュレッダーの用意、ウイルス対策ソフトウェアの導入など、事業者の規模に応じた物理的・技術的な安全管理の対応が必要となります。

事業者が講ずべき具体的な安全管理措置として、個人情報保護委員会が策定したガイドラインが公開されています。
詳しくは、次の「個人情報保護委員会ホームページ」をご覧ください。

マイナンバー制度全般については、以下をご覧ください。

マイナンバー制度に関するお問い合わせは
電話番号:0120-95-0178 (無料)

営業時間

平日 午前9時30分から午後8時まで

土耀日、日耀日、祝日 午前9時30分から午後5時30分まで(年末年始を除く)

英語・中国語・韓国語・スペイン語・ポルトガル語対応のフリーダイヤル

マイナンバー制度に関すること                                電話番号:0120-0178-26
「通知カード」「マイナンバーカード」に関すること  電話番号:0120-0178-27

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