新型コロナウイルスの影響に伴う社員総会の開催方法や事業報告書等提出の取扱いについて

社員総会の開催方法等について

特定非営利活動法人（NPO法人）は、少なくとも毎年１回は必ず社員総会を開催することが義務づけられているため、社員総会の開催を省略することはできません（特定非営利活動促進法（以下「法」という。）第14条の２）。

新型コロナウイルス感染拡大の影響により、対面での社員総会ができない場合の代替策についてお知らせしますので、御参考ください。

１．書面表決・表決委任を活用する方法について

 法第14条の７により、社員総会に出席しない社員は、書面で、又は代理人によって表決をすることができます。また、定款で定めるところにより、書面による表決に代えて、電磁的方法（電子メール等）により表決することもできます。

ただし、これは特定の日時・場所等において社員総会を開催することが前提となるため、議長や議事録署名人など総会を成り立たせるために最低限の社員は実際に参集する必要があります。

※議事録の出席者数には、「書面による表決」・「電磁的方法による表決」・「表決の委任」いずれの場合も表決方法別の人数内訳を記載し、全体の出席者数に含めてください。

２．インターネット等を活用する方法について

オンライン会議システム等の様々なIT・ネットワーク技術を活用することにより、実際上の会議と同様の環境が整備されるのであれば、社員総会を開催したものと認められます。

この場合、出席者が発言したいときは自由に発言できるようなマイクが準備され、その発言を他者や他会場に即時に伝えることができるような設備・環境を整える必要があります。

※議事録の開催場所には「オンライン会議システムによる開催」など、その旨がわかるように記載してください。また、出席者数にはオンライン会議システムによる出席者数を内訳で記載してください。

３．みなし総会決議（社員総会の決議の省略）を活用する方法について

法第14条の９により、理事又は社員が社員総会の目的である事項について提案した場合において、その提案につき社員全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、社員総会で可決の決議があったものとみなすことができます。
 

ただし、社員全員が全ての議題について「賛成」の意思表示をする必要があり、社員全員からの回答を得られない場合や、一人でも反対の意思表示をした場合は、適用できませんので、ご注意ください。

※みなし総会の場合は、通常の社員総会とは異なり、以下の内容を議事録に記載する必要があります。

・決議したとみなされた事項の内容

・各決議事項の提案者の氏名又は名称

・決議があったとみなされた日

・議事録作成者の氏名

みなし決議議事録の記載例(29KB)(Word文書)

事業報告書等の提出遅延に対する取扱いについて

法第29条により、特定非営利活動法人（NPO法人）は、毎事業年度初めの３か月以内に、前事業年度の事業報告書等を所轄庁に提出しなければなりません。

しかしながら、今般の状況下においては、上記のような方法によっても社員総会の開催が困難で、事業報告書等を提出期限までに提出することができないやむを得ない事情が生じうることを考慮し、令和２年１月１日以降６月末までに提出期限が到来した事業報告書等について、提出が遅延した場合、令和２年９月末までを目安に督促等を行わないこととします。

（参考：内閣府「新型コロナウイルス感染拡大に係るNPO法Q&A」）